Transformasi Kelembagaan Project Management Office Setjen 2015

Kementerian Keuangan memasuki era baru dalam perjalannya membangun organisasi yang berkinerja tinggi. Setelah tampil menginisiasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi pada level nasional, Kementerian Keuangan kembali melakukan langkah-langkah terobosan dengan mencanangkan program Transformasi Kelembagaan. Sebagai pedoman pelaksanaan atas program tersebut, Menteri Keuangan telah menerbitkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 36/KMK.01/2014 tentang Cetak Biru Program Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan Tahun 2014-2025.

Sekretariat Jenderal sebagai unit yang menjalankan fungsi prime mover berperan sebagai penggerak utama dalam program ini, baik dalam proses perancangan maupun implementasinya. Sekretariat Jenderal diharapkan dapat menjawab ekspektasi yang semakin meningkat dari unit eselon I serta dapat menjalankan peran yang jauh lebih besar dan lebih kompleks di seluruh fungsi korporat.

Untuk dapat menjawab tantangan di atas secara optimal, Sekretariat Jenderal telah merumuskan visi baru yang lebih fokus dan jelas yaitu ‘Menjadi penggerak utama penyempurnaan berkelanjutan demi terwujudnya visi Kementerian Keuangan’. Dan sebagai langkah awal dibentuklah Project Management Office (PMO) yang intens mengawal dan memastikan pelaksanaan Transformasi Kelembagaan yang ditetapkan melalui Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor Kep-296/SJ/2015 tentang Perubahan Kedua Atas Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor Kep-3/SJ/2015 tentang Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan (Project Management Office) Sekretariat Jenderal Tahun 2015.

 

Tujuan

Tujuan jangka panjang yang diharapkan dapat dirasakan oleh Kementerian Keuangan secara keseluruhan dari pelaksanaan program Transformasi Kelembagaan di lingkungan Sekretariat Jenderal, adalah berupa:

1.     Sentra korporat akan difokuskan kembali untuk menyediakan keahlian strategis, layanan efisien, dan memberdayakan unit Eselon I di seluruh 8 fungsi inti korporat;

2.     Pengelolaan kinerja yang dipandu pimpinan akan direvitalisasi melalui IKU-IKU yang dirampingkan dan penerapan dialog kinerja model baru bagi 200 Eselon I/Eselon II;

3.     Kegiatan-kegiatan utama SDM akan berlangsung 10-30% lebih cepat dan lebih efektif melalui penyempurnaan dalam struktur, proses, TI, dan kapabilitas pegawai yang khas; serta

4.     100% jabatan strategis akan diisi melalui upaya-upaya terobosan bagi program-program SDM seperti perencanaan suksesi, perekrutan tenaga profesional eksternal, dan talent pool.

Sedangkan, tujuan yang ingin dicapai pada tahun 2015, yang merupakan tahun kedua implementasi program Transformasi Kelembagaan, adalah membangun momentum transformasi yang telah dimulai pada fase jangka pendek. Inisiatif-inisiatif yang sebelumnya dirintis pada fase jangka pendek akan dikembangkan dan disempurnakan untuk selanjutnya diterapkan pada skala yang lebih besar.

 

Kegiatan Yang Telah Dilaksanakan

Kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan oleh PMO Setjen sampai dengan Bulan Desember 2015, diantaranya adalah:

(1)     Kick-off meeting Tim PMO Setjen Tahun 2015 sebagai langkah awal untuk menyamakan persepsi dan membentuk komitmen bersama.

(2)     Melaksanakan Rapat Koordinasi PMO Setjen yang melibatkan keseluruhan anggota Tim PMO Setjen untuk membahas progress report pelaksanaan inisiatif strategis;

(3)     One-on-one meeting dengan Koordinator Inisiatif, Manajer Kinerja, dan Manajer Perubahan dan/atau dengan pemilik inisiatif untuk pembahasan tema-tema tertentu yang diperlukan;

(4)     Penyampaian progress report bulanan kepada Sekretaris Jenderal;

(5)     One-on-one meeting dengan CTO dan/atau Sekretariat TRBTKP membahas topik tertentu;

(6)     Mengajukan change request sebanyak dua kali untuk mengakomodasi adanya perubahan dalam initiative charter yang tercantum dalam KMK 36/2014 yang kemudian ditetapkan dalam KEP-33/SJ/2015 dan KEP-382/SJ/2015;

(7)     Pemutakhiran dan monitoring capaian PMO Setjen pada Aplikasi MITRA.

Dalam rangka mendiseminasikan program transformasi kelembagaan Kementerian Keuangan khususnya Sekretariat Jenderal, PMO Setjen juga telah melaksanakan kegiatan manajemen perubahan. Kegiatan yang dilakukan antara lain berupa pembuatan dan pendistribusian buku saku Program Transformasi Kelembagaan, penguatan team work PMO Setjen melalui kegiatan capacity building, penyelenggaraan PMO Informal Meeting, penyebaran informasi perkembangan kegiatan PMO (broadcast progress report) secara berkala melalui email  dan website transformasi kelembagaan setjen dalam bentuk visual maupun media cetak, serta keikutsertaan dalam kegiatan-kegiatan bertema Transformasi Kelembagaan yang diinisiasi oleh CTO, seperti roadshow, open forum, dan lain-lain. Berbagai kegiatan tersebut mendapatkan apresiasi positif dari pegawai Sekretariat Jenderal. Hal ini ditunjukkan dari antusiasme peserta pada setiap acara yang diadakan PMO Sekretariat Jenderal.

 

Capaian Inisiatif Strategis

Pelaksanaan program Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan yang dikoordinasikan Sekretariat Jenderal selama tahun 2015 sudah berjalan dengan baik meskipun terdapat beberapa kendala. Sesuai dashboard WBS yang dikelola CTO melalui Ministry of Finance Institutional Transformation Application (Aplikasi MITRA), capaian Sekretariat Jenderal pada tahun 2015 sebesar 97% dari yang ditargetkan sebesar 100%. Meskipun belum mencapai target yang telah ditentukan, banyak capaian yang telah dapat dinikmati oleh pemangku kepentingan dari implementasi Transformasi Kelembagaan di lingkungan Sekretriat Jenderal. Capaian-capaian yang cukup signifikan antara lain penetapan PMK Nomor 234/PMK.01/2015 tentang Penataan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan, penetapan PMK Nomor 131/PMK.01/2015 tentang Pedoman Penyusunan Proses Bisnis, Kerangka Pengambilan Keputusan, dan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Keuangan, implementasi Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SiMPEL), Peta Kepemimpinan/Leadership Framework Kemenkeu, Better Practice Guide Proses Penganggaran Kemenkeu dan Implementasi PBK 2015-2019, Publikasi Spending Review, dan Produk IT Standar yang terdaftar dalam e-catalogue LKPP.

Capaian yang diraih merupakan hasil kerja keras dari seluruh elemen pendukung yang bersatu padu untuk mewujudkan Transformasi Kelembagaan sesuai ekspektasi. Keberhasilan dimaksud tentu saja bukan berarti pelaksanaan Transformasi Kelembagaan di lingkungan Sekretariat Jenderal Tahun 2015 berjalan mulus begitu saja tanpa kendala.

 

Tantangan dan Kendala

Walaupun secara umum pelaksanaan Program Transformasi Kelembagaan di lingkungan Sekretariat Jenderal dapat berjalan dengan baik, namun ada beberapa hal yang menjadi tantangan tersendiri bagi PMO Setjen dalam melaksanakan kegiatannya di Tahun 2015 yang menyebabkan mundurnya target waktu pelaksanaan kegiatan dari rencana awal sebagaimana yang tercantum dalam manual implementasi Keputusan Menteri Keuangan Nomor 36/KMK.01/2014. Tantangan dimaksud, diantaranya:

1.     Inisiatif strategis yang harus dikoordinasikan oleh PMO Setjen memiliki tema yang sangat beragam yaitu mulai dari organisasi, manajemen kinerja, pengelolaan keuangan, hukum, pengadaan dan pengelolaan aset, manajemen SDM, sampai dengan teknologi informasi, sehingga PMO Setjen harus berusaha menjadi fast learner agar dapat menguasai semua tema tersebut dalam waktu yang singkat;

2.     Lingkup stakeholder yang harus dilibatkan dalam proses implementasi inisiatif adalah seluruh unit eselon I, karena output yang dihasilkan akan berdampak pada keseluruhan unit di lingkungan Kementerian Keuangan;

3.     Adanya perubahan yang dapat dimungkinkan dalam penataan organisasi lingkup Setjen dari kebijakan pimpinan dapat mempengaruhi proses implementasi inisiatif strategis secara keseluruhan, baik dalam perubahan manual implementasi, perubahan rumusan tugas dan fungsi yang telah dirumuskan dalam beberapa kali pembahasan dan perubahan lainnya yang memungkinkan hambatan dalam implementasi;

4.     Ketergantungan penyelesaian kegiatan satu dengan yang lain, sehingga menyebabkan tertundanya pelaksanaan kegiatan yang lain, seperti penyusunan SOP RASCI;

5.    Belum adanya payung hukum secara nasional sebagai pedoman pelaksanaan inisiatif rekrutmen tenaga eksternal (prohire), sehingga tindak lanjut inisiatif ini baru dapat dilakukan setelah ditetapkannya Peraturan Pemerintah tentang Manajemen ASN dan Peraturan Pemerintah tentang P3K sebagai payung hukum.

6.     Adanya penyesuaian dalam proses kontrak payung untuk produk IT Standar menyebabkan proses penandatanganan kontrak dengan LKPP tertunda.

Dalam menghadapi kendala dan tantangan yang ada, PMO Setjen telah berkoordinasi dengan seluruh pihak terkait, baik internal maupun eksternal, sehingga kendala dan tantangan tersebut tidak menjadi penghambat yang berarti atas laju transformasi yang sedang dilaksanakan. Terkait kendala yang belum dapat diatasi dan dianggap sangat strategis dan sensitif, perlu diekskalasi kepada pimpinan untuk mendapat arahan. Kedepannya diharapkan seluruh Tim PMO Setjen dapat lebih bersinergi untuk mendukung kesuksesan implementasi program Transformasi Kelembagaan di lingkungan Sekretariat Jenderal.

 

Capaian Tema Sentral:
1. Better Practice Guide Panduan Penganggaran Berbasis Kinerja
2. Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL)
3. Pedoman Penyusunan Proses Bisnis, Kerangka Pengambilan Keputusan, dan Standar Operasional Prosedur
4. PMK Nomor 234/PMK.01/2015 tentang Penataan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan

Progress Report PMO Sekretariat Jenderal
1. Progress Report Februari 2015
2. Progress Report Maret 2015
3. Progress Report April 2015
4. Progress Report Mei 2015
5. Progress Report Juni 2015
6. Progress Report Juli 2015
7. Progress Report Agustus 2015
8. Progress Report September 2015
9. Progress Report Oktober 2015
10. Progress Report November 2015
11. Progress Report Desember 2015

Laporan Akhir Tahun 2015
  Laporan PMO Sekretariat Jenderal Tahun 2015

 

Project Management Office | Sekretariat Jenderal

Gedung Djuanda II Lantai 18  Jakarta Pusat 10710

(021) 3509176 | pmosetjen@kemenkeu.go.id

www.setjen.kemenkeu.go.id/transform

facebook twitter
shadow